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Dropbox comme nouvelle GED

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Classez et retrouvez les e-mails d'un dossier directement dans votre GED, aux côtés des autres documents.

E-mails intégrés à la GED

Consultez et gérez vos dossiers depuis votre téléphone : une interface mobile complète est à l'étude.

Version mobile (responsive)

Vos indicateurs de facturation, même sans accès à celle du cabinetJusqu'ici, un collaborateur dont le rôle limite l'accès à sa propre facturation ne pouvait afficher aucun indicateur de facturation sur son tableau de bord — pas même ses propres chiffres. Il fallait lui ouvrir la facturation du cabinet entier, ou rien.C'est corrigé. Trois widgets lui sont désormais proposés, en périmètre « Mes données » :<ul><li>Total CA HT — le chiffre d'affaires facturé sur ses dossiers, sur la période choisie</li><li>Évolution du CA facturé HT — le même chiffre, mois par mois</li><li>Reste à payer — ce qui reste dû par les clients sur ses dossiers</li></ul>Où les trouver : Tableau de bord → Ajouter un widget → Facturation. Le périmètre affiché est « Mes données » ; « Cabinet » reste réservé aux rôles qui ont accès à la facturation du cabinet.Ce que « Mes données » recouvre : les factures des dossiers sur lesquels la personne intervient — qu'elle en soit gestionnaire ou membre de l'équipe.Ce qui n'est pas inclus : les répartitions (par département, par gestionnaire, par client) restent réservées aux rôles ayant accès à la facturation du cabinet — une répartition n'a de sens qu'à l'échelle du cabinet.Aucun réglage à faire : les widgets apparaissent automatiquement pour les rôles concernés.

Completed

Widget de facturation

Le widget « Facturation par département » affichait une barre par nature de dossier. Passé une quinzaine de départements, les libellés se réduisaient à « Droi… » et le graphique devenait illisible.Un sélecteur « Tous les départements » apparaît désormais dans l'en-tête de la carte : cochez ceux que vous voulez suivre, le graphique ne garde qu'eux.Ce que ça change pour vous<ul><li>Vous comparez enfin les départements qui comptent pour vous, avec des libellés lisibles.</li><li>Votre sélection est mémorisée : vous la retrouvez au prochain passage sur le tableau de bord, sans la refaire.</li><li>Elle vous est propre et n'affecte ni vos associés ni le tableau de bord par défaut du cabinet.</li><li>Les montants ne changent pas : masquer un département n'en modifie aucun autre, chaque barre reste le chiffre réel de son département.</li><li>La liste ne propose que les départements réellement facturés sur la période choisie — elle suit donc le filtre de période de la carte.</li></ul>Le filtre porte sur l'affichage : pour ouvrir le détail des factures d'un département, cliquez sur sa barre comme avant.

Widget Facturation par département

La liste des dossiers n'affichait que le gestionnaire : pour savoir qui d'autre travaillait sur un dossier, il fallait l'ouvrir.Une colonne « Équipe » apparaît désormais à droite de « Gestionnaire ». Elle montre les autres membres rattachés au dossier — le gestionnaire garde sa colonne, il n'y est pas répété.Ce que ça change pour vous<ul><li>D'un coup d'œil sur la liste, vous voyez qui intervient sur chaque dossier.</li><li>Survolez une pastille pour lire le nom de la personne. Au-delà de trois équipiers, un « +N » replie le surplus : survolez-le pour voir les noms restants.</li><li>L'export CSV de la liste reprend la colonne, avec tous les noms — sans repli.</li><li>Chacun ne voit que les dossiers auxquels il a accès : la colonne ne révèle jamais l'équipe d'un dossier qui ne vous est pas ouvert.</li></ul>Pour ne garder que les dossiers d'une personne, le filtre « Intervenants » de la barre de filtres reste le chemin le plus direct.

Ajout colonne Équipe dans le tableau

Vous choisissez désormais, rôle par rôle, qui peut être désigné gestionnaire d'un dossier. Dans la plupart des cabinets le gestionnaire est un associé — mais pas dans tous, et c'est bien à chaque cabinet de le décider.

<h3>Où cela se règle</h3>
Paramètres › Rôles : chaque rôle porte une nouvelle option, « Peut être gestionnaire de dossier ». Vous la cochez ou la décochez comme les autres droits du rôle. Le réglage vaut pour tout le monde : nul besoin de reprendre les personnes une par une, et un nouvel arrivant hérite automatiquement de la règle de son rôle.

<h3>Ce que cela change au quotidien</h3>
<ul>
 <li>À la création d'un dossier — seules les personnes autorisées sont proposées comme gestionnaire. Si vous ne l'êtes pas vous-même, vous devez en désigner une : le dossier ne part jamais piloté par quelqu'un que le cabinet a justement écarté de ce rôle.</li>
 <li>Dans l'onglet Équipe d'un dossier — l'option « Gestionnaire » reste visible mais grisée pour une personne non autorisée. Nous avons préféré la griser plutôt que la masquer : comprendre pourquoi on ne peut pas désigner quelqu'un vaut mieux qu'une liste qui rétrécit sans explication.</li>
 <li>La règle ne se contourne pas — ni en ajoutant la personne comme intervenant pour la promouvoir ensuite, ni en laissant le champ vide à la création.</li>
</ul>

<h3>Rien ne change tant que vous n'y touchez pas</h3>
Au démarrage, toute personne qui voit les dossiers reste autorisée à en être gestionnaire — exactement comme avant. Aucune désignation existante n'est remise en cause, aucun dossier ne change de main. La restriction commence le jour où vous décochez l'option sur un rôle.

<h3>Ce qui n'est pas inclus</h3>
<ul>
 <li>Les collaborateurs issus d'une reprise de données (anciens intervenants d'un logiciel précédent, sans accès à Oslaw) ne sont pas autorisés. Les dossiers historiques qu'ils portent restent affichés à leur nom — rien n'est perdu — mais on ne peut pas leur en confier un nouveau. Pour reprendre un tel dossier, transférez-le à une personne réelle du cabinet.</li>
 <li>Ce réglage porte sur qui peut être gestionnaire, pas sur qui peut en désigner un : ce second point reste gouverné par le droit de modifier un dossier.</li>
 <li>Le cas de la suppression d'un collaborateur qui gérait des dossiers est traité séparément.</li>
</ul>

Gestionnaire

Certains e-mails partent tout seuls, d'autres seulement quand vous cliquez. Rien ne le disait dans Paramètres › Emails, et le réglage qui gouvernait les envois automatiques se trouvait à l'écart des modèles qu'il concernait.Chaque modèle porte maintenant son propre statut, à côté du texte.Ce que ça change pour vous<ul><li>Accusés de réception de paiement — un interrupteur « Envoi automatique » sur la carte. Activé, l'accusé part à chaque règlement détecté ; désactivé, aucun e-mail n'est envoyé et le modèle n'est pas modifiable, pour ne pas soigner un texte qui ne partira jamais.</li><li>Envoi d'une facture — marqué « Envoi manuel ». Cet e-mail ne part jamais tout seul : uniquement lorsque vous cliquez sur « Envoyer la facture ». Il n'y a donc rien à activer, et son contenu reste modifiable à tout moment.</li></ul>Chaque cabinet décide ainsi ce qu'il automatise et ce qu'il garde sous contrôle. Le réglage vaut pour tout le cabinet et se modifie dans les paramètres, par un administrateur.À noter : l'interrupteur commande les deux accusés de paiement à la fois — celui du règlement partiel et celui du règlement complet. Les distinguer viendra dans un second temps si le besoin s'en fait sentir ; dites-le nous.

Activation d'un mail automatique

Vous choisissez désormais précisément qui reçoit une copie de vos e-mails de facturation — et vous pouvez cumuler plusieurs destinataires.Deux réglages, côte à côte<ul><li>Copie (cc) par défaut — cochez autant de rôles que nécessaire : l'équipe du dossier, le gestionnaire, les administrateurs du cabinet. Ils s'additionnent. (À noter : « Équipe du dossier » comprend déjà le gestionnaire — inutile de cocher les deux.)</li><li>Toujours en copie — ajoutez nommément des membres de votre cabinet, quel que soit le dossier. C'est le réglage pour votre assistante ou votre comptable, qui n'est pas forcément rattachée aux dossiers concernés.</li></ul>Où — Paramètres › Facturation, dans Relances et dans Emails. Les deux écrans se règlent séparément : vous pouvez mettre la comptabilité en copie des relances sans l'être des envois de facture.Vos réglages actuels sont conservés : votre choix précédent a été repris tel quel, rien à refaire.Bon à savoir — on ne met en copie que des membres de votre cabinet, jamais une adresse extérieure saisie à la main : les e-mails de facturation contiennent des informations sur vos clients. Un collaborateur qui quitte le cabinet cesse automatiquement d'être en copie. Les collaborateurs issus d'une reprise de données, qui n'ont pas d'adresse e-mail réelle, ne sont pas proposés.

Copie (cc) des e-mails : un réglage plus fin

Votre signature d'e-mail se met désormais en place comme vous le souhaitez — y compris en collant celle que vous utilisez déjà dans Outlook ou Gmail.Trois façons de faire<ul><li>La composer dans Oslaw — gras, italique, listes, liens, police et taille, directement dans l'éditeur.</li><li>Coller votre signature existante — un bouton HTML ouvre la saisie du code. Copiez celle de votre messagerie et collez-la : sa mise en page en tableau (logo à gauche, coordonnées à droite) est conservée.</li><li>Ajouter une image — un bouton Image téléverse votre logo ou votre photo et l'insère dans la signature.</li></ul>Deux niveaux, comme avant : la signature du cabinet (Paramètres › Emails), utilisée par défaut sur tous les e-mails clients, et votre signature personnelle (Profil), qui prend le relais sur les e-mails de facture que vous envoyez vous-même.Déjà en place, et souvent suffisant : le logo de votre cabinet apparaît automatiquement en en-tête de tous vos e-mails clients, sans rien faire. Il se règle dans Paramètres › Identité. Inutile de le remettre dans la signature.Bon à savoir — une image de signature doit être téléversée ici (ou porter une adresse https://…) : un fichier resté sur votre ordinateur ne s'affiche pas chez votre destinataire. Les images sont limitées à 2 Mo.

Signature d'e-mail : collez la vôtre, images comprises

Deux frictions de la gestion des rôles disparaissent.Renommer n'importe quel rôle, y compris « Propriétaire »Le nom d'un rôle vous appartient : appelez-le « Associé fondateur », « Gérant », « Assistante juridique » — ce que dit votre cabinet. Le renommage ne change aucun droit ; il n'y a donc aucune raison de vous en empêcher, même sur le rôle propriétaire. Ce qui reste protégé ne bouge pas : les permissions du propriétaire ne se modifient pas, et son rôle ne se supprime pas.Supprimer un rôle sans faire le ménage à la mainJusqu'ici, supprimer un rôle porté par des collaborateurs était refusé : il fallait aller les déplacer un par un dans l'onglet Équipe, puis revenir. Désormais Oslaw vous indique combien de membres portent ce rôle et vous demande simplement lequel leur attribuer. Un seul bouton — « Réaffecter et supprimer » — fait les deux.Rien ne peut rester à moitié fait : la réaffectation et la suppression sont indissociables. Si quoi que ce soit échoue, rien n'est modifié — vos collaborateurs ne se retrouvent jamais avec des droits changés pour un rôle qui existe encore.Les membres concernés sont prévenus que leur rôle a changé, comme lors d'un changement de rôle individuel.

Rôles : les renommer librement, et réaffecter avant de supprimer

Vous êtes désormais prévenu dans Oslaw dès qu'une audience vous concerne — et vous choisissez vous-même ce que vous recevez.Trois moments vous sont signalés<ul><li>Une audience vous est affectée — à sa création, ou quand on vous ajoute plus tard à une audience existante.</li><li>Une audience est déplacée — sa date, son heure, sa durée, la juridiction ou la chambre ont changé. Vous n'êtes prévenu que si quelque chose a réellement bougé : ré-enregistrer une audience sans la modifier ne déclenche rien.</li><li>Une audience quitte votre planning — elle a été annulée, ou vous n'y êtes plus affecté.</li></ul>Vous réglez tout depuis Paramètres › Notifications, dans une nouvelle section « Audiences ». Chaque type se règle indépendamment, dans l'application et par e-mail.Par défaut, les trois vous sont signalés dans l'application, et seule l'annulation vous est aussi envoyée par e-mail : comme l'invitation d'agenda arrive déjà dans votre boîte à chaque affectation, inutile de la doubler.Bon à savoir — l'invitation d'agenda continue d'être envoyée à chaque avocat affecté, quels que soient ces réglages : elle reste votre outil de travail. Et vous n'êtes jamais notifié d'une modification que vous avez faite vous-même.Pas encore inclus : le rappel automatique la veille d'une audience, et le suivi des audiences auxquelles vous n'êtes pas affecté.

Notifications d'audience

Le GIE (groupement d'intérêt économique) fait désormais partie des formes juridiques que vous pouvez attribuer à un contact ou une société.<ul><li>À la saisie : « GIE » apparaît dans le menu « Forme juridique » de la fiche contact.</li><li>À la reprise de vos données : les fichiers importés mentionnant un GIE sont reconnus automatiquement.</li><li>À l'enrichissement : lors d'une recherche par SIREN, la forme GIE est renseignée pour vous.</li></ul>Vos dossiers de clients constitués en GIE portent ainsi la bonne mention juridique, sans ressaisie.À noter : le GEIE (variante européenne) n'est pas encore inclus — dites-nous si vous en avez besoin.